Mein KI-Coaching-Fahrplan: Was in 4 Wochen passiert

Eine Frage begegnet mir immer wieder: „KI-Coaching klingt gut, aber was passiert da eigentlich?“ Dahinter steckt meistens nicht Skepsis, sondern ehrliche Unsicherheit. Man hat gehört, dass KI die Arbeit verändern kann. Man hat vielleicht selbst schon mit KI-Chatbots experimentiert. Aber der Schritt von „gelegentlich ausprobieren“ zu „systematisch im Team einsetzen“ fühlt sich groß an. Und dann soll man auch noch jemanden dafür bezahlen, der einem dabei hilft?

Diese Zurückhaltung kann ich gut verstehen. Genau deshalb will ich hier transparent machen, was in meinem KI-Coaching tatsächlich passiert. Woche für Woche. Mit konkreten Beispielen aus dem Alltag kleiner und mittelständischer Unternehmen.

Coaching ist kein Kurs

Vielleicht das Wichtigste vorab: Mein KI-Coaching ist kein Frontalunterricht. Niemand sitzt in einem Webinar und schaut mir beim Prompten zu. Es ist ein gemeinsames Arbeiten an echten Aufgaben aus deinem Tagesgeschäft. Deine E-Mails, deine Angebote, deine Prozesse. Wir nehmen, was du jeden Tag tust, und finden heraus, wo KI echte Zeit spart.

Der Unterschied zu einem Online-Kurs: Du bekommst keine generischen Tipps, die du dann selbst auf deine Situation übertragen musst. Stattdessen arbeiten wir direkt an deinen konkreten Herausforderungen. Das spart nicht nur die Transferleistung, es liefert ab der ersten Sitzung Ergebnisse, die du sofort nutzen kannst.

Vier Wochen, die wirklich etwas verändern

Vier Wochen klingen kurz. Und genau das ist der Punkt. Es geht nicht darum, ein Semester lang Theorie zu pauken. Es geht darum, in einem überschaubaren Zeitraum messbare Veränderungen in deinen Arbeitsabläufen zu schaffen. Hier ist der Ablauf:

Woche 1: Bestandsaufnahme

In der ersten Woche geht es ums Zuhören und Verstehen. Ich schaue mir an, wie du und dein Team aktuell arbeiten. Welche Tools sind im Einsatz? Wo verbringt ihr die meiste Zeit mit Routineaufgaben? Welche Prozesse wiederholen sich ständig?

Konkret heißt das: Wir gehen gemeinsam durch einen typischen Arbeitstag. Ein typisches Beispiel: In einem Handwerksbetrieb mit acht Mitarbeitern verbringt die Büroleiterin jeden Morgen 45 Minuten damit, Anfragen aus drei verschiedenen Kanälen zusammenzufassen und an die richtigen Kollegen weiterzuleiten. In einem Ingenieurbüro frisst das Schreiben von Angeboten regelmäßig einen halben Tag, weil jedes Mal dieselben Textbausteine manuell zusammengestellt werden.

Am Ende der ersten Woche haben wir eine klare Liste: Hier liegen die größten Zeitfresser. Hier ist das Potenzial am höchsten. Und hier fangen wir an.

Woche 2: Die ersten Workflows

Jetzt wird es praktisch. Wir setzen die ersten KI-Workflows auf, und zwar direkt an den Aufgaben, die wir in Woche 1 identifiziert haben. Kein Übungsszenario, keine fiktiven Beispiele. Echte Arbeit.

Für einen solchen Handwerksbetrieb sähe die Lösung so aus: Ein Workflow, der eingehende Anfragen automatisch kategorisiert und eine Zusammenfassung mit Handlungsempfehlung erstellt. Die Büroleiterin prüft und verteilt dann in zehn Minuten, was vorher 45 Minuten gedauert hat.

Für das Ingenieurbüro: Ein Prompt-System, das aus Projektnotizen und einer Vorlage einen Angebotsentwurf generiert. Nicht perfekt beim ersten Mal, aber ein Entwurf, der zu 80 Prozent steht und nur noch angepasst werden muss.

In dieser Woche lernst du auch die Grundlagen guter Prompts. Nicht als Theorie-Einheit, sondern direkt am Ergebnis: Warum liefert diese Formulierung ein besseres Ergebnis als jene? Was passiert, wenn du dem Modell mehr Kontext gibst? Wie strukturierst du eine Anfrage, damit die Antwort wirklich brauchbar ist?

Woche 3: Vertiefung und Selbstständigkeit

In der dritten Woche gehen wir tiefer. Die Grundlagen sitzen, jetzt kommt die nächste Stufe:

• Workflows (teil-)automatisieren: Was wir in Woche 2 manuell aufgesetzt haben, wird jetzt so eingerichtet, dass es mit möglichst wenig Aufwand im Alltag funktioniert.
• Fortgeschrittene Techniken: Mehrstufige Prompts, die komplexere Aufgaben bewältigen. Zum Beispiel: Kundenfeedback aus dem letzten Quartal zusammenfassen, Muster erkennen und einen Verbesserungsvorschlag formulieren.
• Datenschutz klären: Welche Daten dürfen in welches Tool? Wo sind die Grenzen? Das ist gerade für KMU mit Kundendaten eine wichtige Frage, und ich nehme mir die Zeit, sie ehrlich zu beantworten.

Das Ziel dieser Woche: Dein Team wird selbstständiger. Die ersten Mitarbeitenden fangen an, eigene Ideen für KI-Einsätze zu entwickeln. Das ist der Moment, in dem es richtig spannend wird, weil die Menschen, die die Arbeit jeden Tag machen, am besten wissen, wo KI wirklich hilft.

Woche 4: Abschluss und Verstetigung

Die letzte Woche ist die wichtigste. Nicht weil dort am meisten passiert, sondern weil wir sicherstellen, dass alles bleibt, was wir aufgebaut haben.

Wir schauen gemeinsam zurück: Was hat funktioniert? Was nicht? Wo hat sich der Aufwand gelohnt, wo war das Ergebnis enttäuschend? Diese ehrliche Bilanz ist wichtig, weil nicht jeder Workflow, den wir ausprobiert haben, ein Gewinner sein wird. Und das ist völlig in Ordnung.

Dann dokumentieren wir alles, was bleibt. Jeder Workflow, der sich bewährt hat, wird so aufgeschrieben, dass auch Kollegen, die nicht beim Coaching dabei waren, ihn nutzen können. Keine komplizierte Anleitung, sondern einfache Schritt-für-Schritt-Beschreibungen: So sieht der Prompt aus, so fütterst du ihn, so prüfst du das Ergebnis.

Am Ende steht kein Zertifikat an der Wand, sondern etwas Wertvolleres: ein Team, das KI nicht nur ausprobiert hat, sondern sie im Alltag einsetzt. Dokumentiert, verständlich und nachhaltig.

Was das in der Praxis bringt

Ich verspreche ungern Zahlen, weil jedes Unternehmen anders ist. Aber ein realistischer Erfahrungswert: Teams können nach vier Wochen zwischen drei und acht Stunden pro Woche an Routinearbeit einsparen. Nicht durch ein magisches Tool, sondern durch gezielte Workflows, die an den richtigen Stellen ansetzen.

Genauso wichtig wie die Zeitersparnis ist etwas anderes: die Sicherheit im Umgang mit KI. Vor dem Coaching herrscht oft eine Mischung aus Neugier und Unbehagen. Danach weiß das Team, was KI kann, was sie nicht kann und wo die Grenzen liegen. Dieses Verständnis ist die eigentliche Investition, weil es weit über die vier Wochen hinaus wirkt.

Der erste Schritt

Wenn du bis hierher gelesen hast, kennst du jetzt den Ablauf. Keine Überraschungen, keine versteckten Upsells. Vier Wochen, in denen wir gemeinsam herausfinden, wie KI in deinem Alltag konkret helfen kann.

Der erste Schritt ist ein kostenloses Erstgespräch. 15 Minuten, in denen wir über deine aktuelle Situation sprechen, deine Fragen klären und gemeinsam einschätzen, ob das Coaching für dich Sinn ergibt. Kein Verkaufsgespräch, sondern ein ehrliches Kennenlernen. Denn auch ich will sicherstellen, dass es passt.